Po 1 października 2018 r. sprawozdanie finansowe musi być sporządzone w postaci elektronicznej oraz podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki (cały zarząd). Wydruk w postaci papierowej sprawozdania finansowego sporządzonego Roczne sprawozdanie finansowe jest dokumentem, który przedstawia sytuację finansową przedsiębiorstwa. Ustawa o rachunkowości ściśle określa podmioty, które są zobowiązane do jego sporządzania. Kim one są? Jaki układ musi posiadać roczne sprawozdanie finansowe i co ono obejmuje? Niniejszy artykuł to kompendium wiedzy dotyczącej tego zagadnienia, które zawiera odpowiedzi na te Przykładowo, sprawozdanie finansowe za 2021 rok powinno być sporządzone i podpisane maksymalnie do 31 marca 2022 roku. Zatwierdzenie sprawozdania finansowego powinno nastąpić nie później niż w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego, tj. do 31 czerwca roku następującego po roku obrotowym. Zgodnie z ustawą o rachunkowości, sprawozdania finansowe podmiotów wpisanych do KRS sporządza się w postaci elektronicznej w formacie .xml. Takie sprawozdanie należy podpisać (1) podpisem zaufanym albo (2) kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Sprawozdanie finansowe powinno być podpisane przez osobę, której powierzono prowadzenie Nie, po 1 października 2018 r. sprawozdanie finansowe musi być sporządzone w postaci elektronicznej oraz opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki (cały zarząd). Nie, po tej dacie sprawozdanie finansowe musi być sporządzone w postaci elektronicznej oraz opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki (cały zarząd). . Dla większości przedsiębiorstw, koniec roku kalendarzowego jest równocześnie końcem roku obrotowego. Na dzień zamknięcia ksiąg - dzień bilansowy, jednostki które prowadzą „pełną rachunkowość” mają obowiązek sporządzić swoje sprawozdanie finansowe. Akcja Bilans 2019, zaczyna się dużo wcześniej, trwa kilka miesięcy i obejmuje wiele czynności. Każda jednostka prowadząca pełne księgi rachunkowe (w myśl ustawy o rachunkowości) zobowiązana jest obecnie do sporządzania sprawozdania finansowego w postaci elektronicznej a następnie opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym (art. 45 ustawy o rachunkowości). Jedyną obowiązującą formą sporządzenia sprawozdania finansowego jest więc forma elektroniczna, wydruk papierowy to tylko kopia sprawozdania finansowego (nie jego oryginał). Natomiast sprawozdanie finansowe sporządzone w wymaganej przez przepisy formie elektronicznej - to sprawozdanie sporządzone w formie pliku, który można zapisać a następnie odczytać przy użyciu programu komputerowego. Począwszy od 1 października 2018 r., wprowadzono również obowiązek opatrzenia sprawozdania finansowego kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub tzw. podpisem zaufanym. Elektroniczne sprawozdanie finansowe musi być podpisane w taki sposób przez osobę, której powierzono prowadzenie pełnych ksiąg rachunkowych (sporządzającą sprawozdanie) oraz przez kierownika jednostki. Trzeba mieć na uwadze, że jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy (kierownik jednostki) – sprawozdanie finansowe musi być podpisane przez wszystkich członków tego organu (z podaniem daty złożenia takiego podpisu). Z dniem 1 stycznia 2020 r. przepisy umożliwią podmiotom składającym sprawozdania finansowe podpisywanie sprawozdań również "podpisem osobistym". Podobnych zmian dotyczących możliwości podpisywania dokonano w przepisach dotyczących sprawozdania z działalności i sprawozdania z płatności. Sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców - Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), sporządza się w strukturze logicznej oraz danym formacie, które są udostępnianie w Biuletynie Informacji Publicznej. Od dnia 1 stycznia 2020 r. podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych, którzy nie są wpisani do rejestru przedsiębiorców - rejestru KRS, będą również zobligowani sporządzać sprawozdania finansowe w formie ustrukturyzowanej (przekazywane do US od r.). Obowiązek sporządzenia w formie ustrukturyzowanej dotyczy takich elementów sprawozdania jak: • wprowadzenia do sprawozdania finansowego, • bilansu, • rachunku zysków i strat, • zestawienia zmian w kapitale (funduszu) własnym, • rachunku przepływów pieniężnych. Dodatkowe informacje i objaśnienia (część informacji dodatkowej) nie zostały przez ustawodawcę ustrukturyzowane. Wyjątek stanowi tutaj jeden z punktów tej informacji, który dotyczy rozliczenia różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym (zyskiem/stratą) brutto. Ten punkt zwany notą podatkową należy sporządzić w formacie XML udostępnionym przez MF. Sprawozdanie finansowe jednostka wykonuje jako jeden elektroniczny plik XML, który zawiera w sobie wszystkie elementy tego sprawozdania, czyli te ustrukturyzowane, jak i te nieustrukturyzowane. Ponadto, jednostki muszą wziąć pod uwagę, że sprawozdania z działalności jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS, sporządza się również w obowiązkowej postaci elektronicznej oraz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym (lub podpisem osobistym począwszy od 1 stycznia 2020 r.). Przy tym sprawozdanie z działalności jednostki sporządza się w postaci elektronicznej nieustrukturyzowanej, czyli może ono zostać sporządzone w postaci pliku PDF lub innym. Od 1 października 2018 r. firmy objęte zostały obowiązkiem raportowania sprawozdań finansowych w formie elektronicznej. Cyfryzacja sprawozdań finansowych stałą się więc faktem, wymagającym od przedsiębiorców odpowiedniego dostosowania. Jak prawidłowo wdrożyć procesy sprawozdawcze w firmie zgodnie z nowymi przepisami? Z jakimi problemami mogą się zetknąć przedsiębiorcy przygotowujący e-sprawozdania finansowe? Sprawozdania finansowe były dotychczas sporządzano w formie papierowej i tak składane w odpowiednim urzędzie skarbowym i Krajowym Rejestrze Sądowym. Obecnie proces ten może przebiegać wyłącznie w formie elektronicznej. W związku z tym przedsiębiorcy zobligowani do sporządzania sprawozdań finansowych muszą być przygotowani do generowania tych dokumentów w ustalonym przez ustawodawcę formacie i przekazywania ich właściwym organom drogą elektroniczną. E-sprawozdanie finansowe zgodnie z nowymi przepisami należy przygotować i wysłać w postaci pliku xml. Ministerstwo Finansów nie udostępniło jednak narzędzia umożliwiającego przekonwertowanie sprawozdania finansowego z pliku tekstowego, graficznego czy kalkulacyjnego do tego wymaganego obecnie formatu. Oznacza to, że przedsiębiorca musi we własnym zakresie posiadać odpowiednie do tego celu narzędzie informatyczne, pozwalające na import danych z zewnętrznego źródła i wygenerowanie sprawozdania w odpowiednim formacie. Dodatkowo, w celu złożenia e-sprawozdania finansowego do Krajowego Rejestru Sądowego lub Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, wymagane jest złożenie podpisu elektronicznego (tj. podpisanie sprawozdania kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym) pod wysyłanym dokumentem. Taki jest bowiem wymóg nałożony przez ustawodawcę. Polecamy: Program Comarch do tworzenia e-Sprawozdania finansowego W praktyce okuje się, że wdrożenie nowego obowiązku nie jest tak proste, jak pierwotnie mogłoby się wydawać. A zatem obok wątpliwości związanych z właściwym rozumieniem nowych regulacji prawnych, pojawiają się liczne problemy natury technicznej. Na część z nich wyjaśnień udzieliło Ministerstwo Finansów i Ministerstwo Sprawiedliwości. Przedstawiamy naszym zdaniem te najważniejsze. - Kto powinien sporządzać sprawozdania finansowe w strukturze logicznej oraz formacie udostępniany przez Ministerstwo Finansów? Takie sprawozdanie sporządzają: - jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), - podatnicy PIT, którzy prowadzą księgi rachunkowe i maja obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego. - Czy obowiązek sporządzania e-sprawozdań finansowych dotyczy również jednostek sporządzających sprawozdania zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości (MSR)? Sprawozdania finansowe zgodne z MSR sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie, jeżeli zostaną udostępnione w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Struktury logiczne oraz format sprawozdań finansowych sporządzanych zgodnie z MSR obecnie nie będą opublikowane w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów. Jednostki te maja obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych w postaci elektronicznej według wybranych przez siebie formatów i struktury logicznej lub w formie nieustrukturyzowanej. - Czy jednostki wpisane do KRS mają obowiązek składania sprawozdań finansowych do właściwego urzędu skarbowego? Nie. W ich przypadku KRS przekaże złożone sprawozdanie do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych (w konsekwencji do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej). W jakiej formie po 1 października 2018 r. sporządza sprawozdanie finansowe jednostka zarejestrowana w KRS, a niewpisana do rejestru przedsiębiorców KRS np. stowarzyszenie, fundacja?” Takie jednostki sporządzają sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej, nieustrukturyzowanej, oraz opatrują kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym, zgodnie z zapisami ustawy o rachunkowości. Sporządzenie sprawozdania finansowego w postaci elektronicznej nieustrukturyzowanej oznacza, że ma być ono sporządzone w formie pliku, który można zapisać i odczytać za pomocą programu komputerowego, np. w postaci pliku tekstowego, pliku graficznego lub mieszanego, a następnie podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym, przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – przez wszystkich członków tego organu. - W jaki sposób jednostki zarejestrowane w KRS, a niewpisane do rejestru przedsiębiorców KRS mają przekazać do urzędu skarbowego sprawozdanie finansowe sporządzone w postaci elektronicznej po 1 października 2018 r.? Takie jednostki, będące podatnikami CIT, sporządzają sprawozdania finansowe w postaci elektronicznej, nieustrukturyzowanej i składają do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, nie do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Wypełnienie obowiązku może nastąpić poprzez wysłanie sprawozdania finansowego na elektroniczną skrzynkę podawczą organu podatkowego bądź doręczenie do urzędu na informatycznym nośniku danych. - Czy dostępna jest aplikacja do generowania sprawozdań finansowych w postaci elektronicznej? Ministerstwo Finansów przygotowało bezpłatną aplikację e-Sprawozdania Finansowe dla osób fizycznych – podatników PIT, którzy mają obowiązek składania sprawozdań finansowych Szefowi KAS. - Czy Ministerstwo Finansów udostępnia program umożliwiający wygenerowanie przez jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS sprawozdania finansowego zgodnego z opublikowanymi strukturami logicznymi Nie, Ministerstwo Finansów nie udostępnia narzędzia umożliwiającego generowanie ustrukturyzowanych sprawozdań finansowych dla osób prawnych, w tym dla jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Ministerstwo Finansów nie ingeruje i nie narzuca jednostkom zobowiązanym do sporządzania sprawozdań finansowych w postaci elektronicznej sposobu ich wytworzenia. - Czy jednostka niewpisana do KRS (np. fundacja, stowarzyszenie) będąca podatnikiem CIT może skorzystać aplikacji e-Sprawozdania Finansowe? Przygotowana aplikacja nie jest przeznaczona do wypełniania obowiązków przez jednostki niewpisane do rejestru przedsiębiorców KRS (np. fundacja, stowarzyszenie) będące podatnikiem CIT. Aplikacja e-Sprawozdania Finansowe została przygotowana w celu umożliwienia realizacji obowiązku przekazania sprawozdania finansowego Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej i jest przeznaczona wyłącznie dla osób fizycznych – podatników PIT, zobowiązanych do składania sprawozdań finansowych. - Jak wykorzystać struktury XSD do stworzenia sprawozdania finansowego? Pliki z rozszerzeniem XSD (od XML Schema Definition) zawierają definicje i zasady jakimi należy się kierować przy tworzeniu pliku XML (od Extensible Markup Language), co powoduje, iż sprawozdanie finansowe wytworzyć należy jako jeden plik XML, który będzie zgodny z regułami określonymi we właściwej strukturze XSD. Plik sprawozdania finansowego wygenerowany niezgodnie z opublikowanymi strukturami nie uzyska akceptacji systemu teleinformatycznego dedykowanego do obsługi zgłoszeń takich dokumentów. - W jakiej formie sporządzić „Dodatkowe informacje i objaśnienia” w sprawozdaniu finansowym zgodnym ze strukturami logicznymi? W opublikowanych strukturach logicznych element „Dodatkowe informacje i objaśnienia”, z wyjątkiem informacji dotyczącej rozliczenia różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym, ma postać nieustrukturyzowaną. Oznacza to, że nieustrukturyzowana informacja dodatkowa może zostać dołączona jako element pliku XML sprawozdania finansowego w postaci binarnej, kodowanej w standardzie Base64 (np. jako .doc., .odt, .pdf, .jpg, .xls, .rft) albo może być zaprezentowana jako zawartość elementu o nazwie „Opis”. - Czy dostępny jest opis poszczególnych pól struktur sprawozdań finansowych, taki jak dla JPK_VAT? Nie. Opisy poszczególnych pól znajdują się w schemach XSD. Konstrukcja schem i opisy pól nie pozwalają na błędną interpretację. - Jak podpisać plik XML sprawozdania finansowego? Sprawozdanie finansowe sporządzone w postaci elektronicznej (plik XML) musi zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – przez wszystkich członków tego organu. - Czy e-sprawozdanie musi być zostać podpisane podpisem elektronicznym przez wszystkich członków zarządu, również cudzoziemców? Sprawozdanie finansowe podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu. Sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej, stosownie do powyższej regulacji, powinno być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – przez wszystkich członków tego organu. - Czy sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej może podpisać jeden członek zarządu? Sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej powinno być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – przez wszystkich członków tego organu. Złożenie podpisu tylko przez jednego z członków zarządu, w przypadku, gdy zarząd jest wieloosobowy, nie będzie spełniało wymogów ustawy o rachunkowości. - Czy członkowie zarządu mogą upoważnić do podpisania e-sprawozdania jednego członka zarządu? Nie. Sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej powinno być podpisane przez wszystkich członków organu kierującego jednostką. Nie można upoważnić jednego członka zarządu do podpisania sprawozdania finansowego podpisem elektronicznym. - Czy osoba nieposiadająca PESEL może podpisać e-sprawozdanie przy użyciu podpisu zaufanego? Podpis zaufany to podpis elektroniczny, którego autentyczność i integralność są zapewniane przy użyciu pieczęci elektronicznej ministra właściwego do spraw informatyzacji, zawierający dane identyfikujące osobę, obejmujące: imię (imiona), nazwisko, numer PESEL. Zatem osoba nieposiadająca numeru PESEL nie będzie mogła skorzystać z tej formy podpisu elektronicznego. - Czy e-sprawozdanie może być podpisane za pomocą elektronicznego podpisu kwalifikowanego wydanego w innym kraju UE? Obowiązujące od 1 października 2018 r. przepisy w zakresie elektronicznej postaci sprawozdań finansowych nie ograniczają możliwości podpisania sprawozdania wyłącznie do kwalifikowanego podpisu elektronicznego wydanego przez polskie centra certyfikacji. Oznacza to, że sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej może zostać podpisane przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego zgodnie z algorytmem XAdES, bez konieczności zaszyfrowania numeru PESEL osoby podpisującej. Kwalifikowany podpis elektroniczny wydany na terenie Unii Europejskiej, jak również w państwie spoza UE, spełniający powyższe założenia będzie ważny do podpisania sprawozdań finansowych. - Czy brak udostępnionej aplikacji do generowania sprawozdań finansowych przez jednostki wpisane do KRS oznacza, że mogą sporządzić sprawozdanie w postaci pliku PDF, jako skan sprawozdania? Od 1 października 2018 r. każde sprawozdanie finansowe musi być sporządzone w postaci elektronicznej oraz opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym. Dodatkowo sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie Ministerstwa Finansów. Brak udostępnionej przez Ministerstwo Finansów aplikacji nie zwalnia jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS z obowiązku sporządzenia sprawozdania finansowego w strukturze logicznej. Artykuł powstał przy współpracy Comarch. Dowiedz się więcej na stronie: Program do tworzenia e-Sprawozdania finansowego Sprawozdanie finansowe składane do urzędu skarbowego przez osoby fizyczne musi mieć formę papierową. Jest tak również w przypadku, gdy zeznanie przesyłane jest elektronicznie. Do końca kwietnia podatnicy będący osobami fizycznymi są zobowiązani złożyć do urzędu skarbowego zeznanie o wysokości osiągniętego dochodu do urzędu skarbowego. Do tego dokumentu powinni także dołączyć sprawozdanie finansowe. Od 2009 r. możliwe jest składanie zeznań podatkowych w formie elektronicznej. Bezpieczny podpis elektroniczny w tym przypadku nie jest wymagany. Niestety ta procedura nie obejmuje sprawozdania finansowego. Jeśli więc podatnik złoży zeznanie w formie elektronicznej, wydaje się zasadne załączenie do składanego w formie papierowej sprawozdania finansowego kopii dokumentu potwierdzającego złożenie zeznania lub krótkiego pisma z tą informacją. Źródło: Gazeta Prawna, 29 kwietnia 2010 r. 1 października 2018 r. weszły w życie zmiany do ustawy o rachunkowości („UoR”). Zmiany wprowadziły obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych w formie elektronicznej, o określonej strukturze logicznej oraz formacie („e-SFS”). Szczegółowe informacje Nowelizacja UoR wprowadziła obowiązek sporządzania jednostkowych i skonsolidowanych sprawozdań finansowych w postaci elektronicznej oraz opatrywania ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Nowy obowiązek dotyczy jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS, sporządzających sprawozdania finansowe zgodnie z UoR. Od 1 października 2018 r. podmioty te sporządzają e-SFS w strukturze logicznej oraz formacie udostępnionym w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów – link. e-SFS a MSR Natomiast, jednostki sporządzające sprawozdania finansowe zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości, Międzynarodowymi Standardami Sprawozdawczości Finansowej („MSR") sporządzają je w strukturze logicznej oraz formacie, jeżeli zostaną udostępnione w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów. Do chwili obecnej nie zostały one jednak opublikowane. e-SFS w praktyce Celem zapoznania się z opublikowanymi strukturami logicznymi e-SFS, można użyć narzędzi umożliwiających przeglądanie struktur Jednolitego Pliku Kontrolnego („JPK”), gdyż resort finansów wykorzystał w tym przypadku to samo rozwiązanie, jak dla JPK (XSD- XML Schema Definition). Jak możemy pomóc PwC posiada dedykowaną aplikację Taxolite oraz metodykę i doświadczenie w realizacji projektów raportowania danych w formie JPK. Zakres naszego wsparcia obejmować może także: doradztwo w interpretacji wymagań dla e-SFS, usługowe generowanie e-sfs (xml) warsztaty / konsultacje dotyczące wymagań dla e-SFS i możliwych koncepcji raportowania. wiecej na Porozmawiajmy W razie jakichkolwiek wątpliwości i pytań związanych z powyższą informacją, prosimy o kontakt z osobami wskazanymi poniżej. Cyfryzacja składania sprawozdań finansowych do Krajowego Rejestru Sądowego doprowadziła do powstania wielu pytań dotyczących sposobu podpisywania składanych dokumentów oraz formatu, w jakim dokumenty należy przesłać. I tak, w zależności od typu załączanego dokumentu (sprawozdanie z działalności, sprawozdanie finansowe, uchwała) inny jest format pliku, w jakim dokument należy przesłać. Odmienny jest również sposób podpisywania tych dokumentów. Sprawozdanie z działalności Zgodnie z ustawą o rachunkowości, sprawozdanie z działalności sporządza się w postaci elektronicznej. Ustawa nie określa jednak szczególnych wymogów odnośnie do formatu pliku. W praktyce najczęściej spotyka się format .pdf (skonwertowany z pliku .doc). Takie sprawozdanie z działalności należy podpisać (1) podpisem zaufanym albo (2) kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Podpisanie sprawozdania z działalności podpisem zaufanym następuje przez wgranie pliku na platformę Ministerstwa Cyfryzacji: Sprawozdanie z działalności – stanowiące jeden plik – powinno zostać podpisane przez wszystkie osoby uprawnione do reprezentacji (z uwzględnieniem wszystkich członków zarządu). Takie rozwiązanie wymusza udostępnienie podpisanego pliku kolejnej osobie, która również musi złożyć swój podpis. Po uzyskaniu podpisów wszystkich wymaganych osób, w platformie Ministerstwa Cyfryzacji można sprawdzić złożone pod dokumentem podpisy i powinno to wyglądać następująco: To także oznacza, że plik ze sprawozdaniem z działalności dodawany za pomocą akcji „Plik dokumentu” powinien być opatrzony podpisami zaufanymi albo podpisami kwalifikowanymi przed załączeniem pliku do systemu. Sprawozdanie finansowe Zgodnie z ustawą o rachunkowości, sprawozdania finansowe podmiotów wpisanych do KRS sporządza się w postaci elektronicznej w formacie .xml. Takie sprawozdanie należy podpisać (1) podpisem zaufanym albo (2) kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Sprawozdanie finansowe powinno być podpisane przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz wszystkie osoby uprawnione do reprezentacji takiego podmiotu (z uwzględnieniem wszystkich członków zarządu). Podpisanie sprawozdania finansowego podpisem zaufanym następuje przez wgranie pliku na wskazaną powyżej platformę Ministerstwa Cyfryzacji. To wymusza udostępnienie podpisanego pliku ze sprawozdaniem kolejnej osobie, która również musi złożyć swój podpis. Podobnie jak w przypadku sprawozdania z działalności, plik ze sprawozdaniem finansowym dodawany za pomocą akcji „Plik dokumentu” powinien być opatrzony podpisami zaufanymi albo podpisami kwalifikowanymi przed załączeniem pliku do systemu. Uchwała o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego oraz uchwała o podziale zysku lub pokryciu straty Wskazane dokumenty powinny być nadal sporządzane w formie papierowej. Przed zgłoszeniem do KRS należy przygotować skany tych dokumentów (przykładowo w formacie .pdf). Każdy załączony dokument musi znajdować się w oddzielnym pliku, zgodnie z zasadą 1 plik = 1 dokument. Uchwały – niezależnie od wymogów dotyczących podpisów wynikających z Kodeksu spółek handlowych – muszą także zostać podpisane (1) podpisem zaufanym, (2) kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo (3) podpisem osobistym przez osobę dokonującą zgłoszenia. To oznacza, że plik z uchwałą o zatwierdzeniu sprawozdania i plik z uchwałą o podziale zysku lub pokryciu straty nie są podpisywane elektronicznie przed ich załączeniem. Wskazane pliki będą automatycznie podpisane elektronicznie wyłącznie przez osobę dokonującą zgłoszenia dokumentów wraz z „całym” zgłoszeniem. PS. Przepisy nie ograniczają możliwości podpisania dokumentów wyłącznie kwalifikowanym podpisem elektronicznym wydanym przez polskie centra certyfikacji (np. Polską Wytwórnię Papierów Wartościowych lub Asseco). Oznacza to, że dokumenty mogą zostać podpisane przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego obsługującego format XAdES, który został wydany w innym państwie Unii Europejskiej zgodnie z rozporządzeniem eIDAS.

sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej nieustrukturyzowane